|
Med dette afsnit vil vi prøve, at samle de oplysninger omkring PR-arbejdet som kan gøre arbejdet nemmere for den enkelte lokalforening, når den skal lave arrangementer o.l.
Der er medtaget generelle ting og noget som bør overholdes, af hensyn til journalisterne. Samtidig kan afsnittet udvides med erfaringer fra lokalforeningerne.
Synliggørelse
Hvorfor synliggøre sig?
Alle foreninger har i en eller anden udstrækning behov for at synliggøre sig. Det gælder både internt i forhold til medlemmerne og eksternt i forhold til mulige nye medlemmer, pårørende, bidragydere, sponsorer, kommunale beslutningstagere m.fl..
Behovet er naturligvis varierende fra forening til forening. Grundejerforeningen, der har en tinglyst deklaration på alle ejendomme i udstykningen om, at ejeren skal være medlem af foreningen, har ikke det samme behov for at synliggøre sig som den spejderforening, der skal trække medlemmer til fra hele lokalområdet, eller den politiske ungdomsorganisation, der vil have indflydelse på kommunens politik i en bestemt sag.
Det er svært at sige noget generelt om, hvordan man skal synliggøre den enkelte forening, for det afhænger af foreningens formål, medlemskredsen, det konkrete mål med at gøre sig synlig for omverdenen og en række lokale forhold.
Kampagner og aktiviteter
En måde at gøre det på er ved at lave kampagner og særligt tilrettelagte aktivi¬teter. Her sætter kun fantasien grænser, for listen over aktivitetsformer og kam¬pagner er næsten uendelig...
- Medlemsfremstød på kommunens skoler, hvor der uddeles materiale om foreningen
- Gågade-arrangement, hvor foreningen viser sine aktiviteter frem.
- Deltagelse på erhvervs- eller fritidsmesser
- Foredragsvirksomhed på skoler, klubber eller i andre foreninger
- Åbent hus - arrangementer
- Samarbejde med andre foreninger om annoncefremstød, uddelingsaktioner eller måske en "foreningernes dag"
- Happenings, hvor foreningen illustrerer sit formål på en anderledes måde. F.eks. spejderfor-eningen, der renser stranden for affald for at vise dens miljø- og naturprofil. Eller kunstforeningen, der laver udstilling på byens torv for at vise politikerne, at der mangler et kulturhus
- Portrætudsendelser om foreningen i lokalradioen
- Husstandsomdeling af foreningens medlemsblad
Et kig på denne idéliste kan bruges til at konstatere to ting:
1. For det første er der mange muligheder for at gå sammen med andre for¬eninger om bestemte aktiviteter og fremstød. På tværs af foreningernes
forskellige formål har foreningslivet generelt nogle kvaliteter, som går igen - f.eks. aktiv fritid og aktiv medbestemmelse.
2. For det andet siger det sig selv, at effekten af de kampagner og aktivite¬ter, man gennemfører, bliver større, jo flere strenge man slår på. En portrætudsendelse i lokalradioen starter nok ikke et medlemsboom, men i kombination med andre ting kan det måske lokke nye medlemmer til.
At arbejde med kampagner og særlige aktiviteter tjener ikke bare til at gøre foreningen synlig for omverdenen. Det kan også være med til at fremme sammenholdet i foreningen og er i øvrigt sjovt både at tilrettelægge og at gennemføre. Blot skal man være opmærksom på, at visse aktiviteter kræver en tilladelse. Uddeler man materiale på skolerne, bør man f.eks. først sikre sig skolelederens samtykke. Opstiller man en bod el.lign., skal man have tilladelse fra ejeren af grunden, som nok typisk vil være kommunen eller en erhvervsforening. Er man i tvivl om den påtænkte aktivitet kræver tilladelse, er det altid en god idé at kontakte kommunens tekniske forvaltning og/eller politiet.
Pressen
Vær opsøgende
Et kig i den lokale avis over en længere periode vil sikkert afsløre, at nogle foreninger relativt tit er omtalt, mens andre stort set aldrig finder vej til avisernes spalter. Det kan der være mange grunde til, men oftest hænger det sammen med, at aviserne ikke kan skrive om noget, de ikke ved. Jo mere opsøgende man er i forhold til de lokale medier, desto mere omtale vil foreningen og dens aktiviteter få.
Hvis man vil synliggøre foreningen i de lokale aviser og radioer, er det derfor en god idé at af-tale en procedure internt i foreningen, der sikrer, at pressen løben¬de orienteres. F.eks. ved at vælge en bestemt person til at varetage kontakten. Meget gerne en, der kan lide at skrive, og som har let ved at formulere sig.
Gør-det-selv
Der gælder nemlig yderligere én grund¬regel i forholdet til den lokale presse: Jo mere grydeklart, materialet til pressen er, desto større er chancen for, at det bliver viderebragt i avisen. Ikke fordi jour¬nalister er mere dovne end andre mennesker, men fordi de tit arbejder under stort tidspres og med mange bolde i luften på en gang. Kan man lette deres arbejde, gør man derfor både sig selv og dem en tjeneste. Tit vil det derfor være en god idé at henvende sig i form af en pressemeddelelse, der fortæller, hvad man har på hjerte.
Når man skriver en pressemeddelelse, bør man følge syv huskeregler:
- Skriv på maskine
- Skriv kort og præcist
- Undgå - eller forklar i det mindste - indforståede forkortelser og fagudtryk
- Skriv det vigtigste (nyheden) først og de mere uddybende kommentarer se¬nere
- Lav en opsigtsvækkende overskrift
- Supplér overskriften med en beskri¬vende "efterløber"
- Angiv, hvor journalisten kan få mere at vide (navn + telefonnummer på formand, leder el.lign.)
Når pressemeddelelsen er sendt til avisen, er det en god idé at følge telefonisk op.
Personlig kontakt
Den personlige kontakt til de lokale medier skal ikke undervurderes. Det er altid en fordel at vide, hvem man taler i telefon med eller modtager breve fra. Når man har valgt en presseansvarlig i foreningen, er det derfor en god idé, hvis han eller hun aflægger de lokale aviser og ra-dioer en høflighedsvisit. I stedet for at bruge en fax eller posten kan man engang imellem afle-vere pressemeddelelsen, foreningsbladet, eller hvad det nu er, personligt på redaktionen, aviser og radioer lever af at sælge nyheder og vil derfor også være interesseret i at udbygge nettet af "personlige kilder".
Fotos og illustrationer
Når man igangsætter en systematisk pressekontakt, vil det kunne betale sig at aflevere et vel-lignende foto af foreningens formand, presseansvarlige og andre, der fra tid til anden udtaler sig til pressen. På samme måde bør man sende et foto til avisens arkiv, når man skifter formand eller vælger nye personer til andre centrale poster.
Ved man, at avisen har et foto af den el¬ler de personer, der omtales i pressemeddelelsen, bør man huske at gøre avisen opmærksom på det. Så forøger man chancen for at få krydret omtalen med et billede. Og tit er det netop fotoet og ikke teksten, der fanger læserens øje. I det hele ta-get er det en god idé at tænke i fotos og illustrationer. Har foreningen et flot logo, skal avisen selvfølgelig også have det. Laver man et arrangement "med gode billeder i", så sørg for at få taget nogle fotos. De kan altid senere bruges som illustration af foreningens aktiviteter.
Vær tålmodig
Man kan ikke være sikker på, at alt det, man selv finder vigtigt og betragter som en nyhed, vurderes på samme måde, når der vælges fra og til på redaktionsbordet. En gang imellem kan man blive forbasket irriteret over, at avisen ikke gider at skrive om det, man har på hjerte. Eller forkorter det til uigenkendelighed. Så er det, at man skal væbne sig med tålmodighed. Ikke alt slipper igennem nåleøjet, men den vedvarende og gennemtænkte pressepleje vil i sidste ende give pote.
Foreningen og det omgivende samfund
Foreningen er ingen øde ø
Uden medlemmer ingen forening. Det er medlemmerne, der gør foreningen, kan man sige. Alene af den grund er foreningen derfor ikke upåvirket af det samfund, medlemmerne til dagligt færdes i. Hvad er det for et lokalsamfund, foreningen virker i? Er det et socialt belastet område? Er det arbejdsløshedsramt? Er der mange konkurrerende fritids- og foreningstilbud? Hvordan er de faciliteter, kommunen stiller til rådighed? Bor der mange indvandrere i området? Osv. Svarene på alle disse spørgsmål vil for de fleste foreninger spille ind på, hvordan vilkårene for foreningsarbejdet er. Men foreningen behøver ikke bare sidde passivt og vente på, at andre finder svarene, den har også en mulighed for selv at påvirke det omgivende samfund. For en del foreninger vil det at påvirke samfundsudviklingen endda være en del af selve foreningens formål. Og selv om det ikke er tilfældet, vil det alligevel ske. For den måde, hvorpå man indretter foreningsarbejdet, påvirker medlemmerne og dermed det omgivende samfund.
Også derfor kan det være både spændende og udbytterigt at udvide det traditionelle forenings-arbejde ved at søge nye samarbejdsrelationer og ved at arbejde med forskellige samfundsproblemer.
Samarbejdsrelationerne kan være mange:
- Kommunen
- Skolen
- Kirken
- Handelslivet
- Foreninger med identiske formål
- Daginstitutioner og fritidsklubber
- Internationale kontakter
- Foreninger med helt andre formål end ens egen
- Særlige befolkningsgrupper, f.eks. flygtninge og indvandrere
Det samme kan de samfundsproblemer, man prøver at tage hånd om:
- Arbejdsløsheden
- Vanskeligt stillede børn og unge
- Isolation af indvandrere og flygtninge
- Racisme
- Misbrugsproblemer
- Generationsopsplitningen
I de følgende kapitler ser vi på nogle af de muligheder, der ligger i at kigge ud over foreningens egne snævre grænser.
Foreningen og udlandet
Verden bliver mindre og mindre. I takt med den stigende internationalisering, det udvidede samarbejde i EU og op¬bruddet i Øst- og Centraleuropa bliver det derfor også mere og mere na-turligt at udvide foreningsarbejdet med en international dimension.
Det kan ske i meget faste former; f.eks. gennem etablering af deciderede venskabsforeninger i andre lande eller gen¬nem deltagelse i kommunens venskabsbysamarbejde. Men det kan også have en mere enkeltstående karakter, f.eks. gennem udlandsrejser og studiebesøg hos foreninger i andre lande. Uanset hvordan man kaster sig ud i internationalt foreningsarbejde, så er det spændende og lærerigt - men også tidskrævende og bekosteligt.
Når man går i gang, er det derfor en god idé at overveje, om den internationale kontakt kan etableres i et regi, hvor man kan regne med at få hjælp og opbak¬ning. Både planlægningsmæssigt og - hvis man er særlig heldig - økonomisk. Der kan være flere muligheder:
Fordelene ved at "koble sig på" kommunens venskabsbysamarbejde, når man selv vil etablere en international foreningskontakt, er flere:
- For det første kan kommunen være behjælpelig med at finde en modsva¬rende forening i ven-skabsbyen.
- For det andet vil man typisk have mulighed for flere kontakter, end hvis man etablerer en løsreven kontakt. Både her og i udlandet er mange foreningsmennesker aktive i mere end en forening, så besøger man venskabsbyen med en kasket på, kan man måske slå to fluer med samme smæk ved også at pleje den anden forenings interesse - og omvendt.
- For det tredje har flere kommuner afsat et særligt budget til samarbejdet, som foreningslivet kan få del i på visse betingelser.
Man kan få oplysninger om kommunens venskabsbysamarbejde ved at kontakte det lokale rådhus. Normalt vil det være fritids- og kulturforvaltningen, der er ansvarlig for området.
Kommunens venskabsby(er) Hovedorganisationens internationale kontakter
Mange kommuner har etableret et venskabsbysamarbejde med en eller flere udenlandske kom-muner. Typisk er det i Norden eller Europa, men nogle kommuner har også faste forbindelser så fjerne steder som i USA og Asien,
Er foreningen tilsluttet en hovedorganisation, vil man også med fordel kunne benytte dens internationale kontakter. Fordelene vil stort set være de samme, som hvis man bruger kommunens venskabsby som indfaldsvinkel. F.eks. vil man kunne få hjælp i hovedorganisationens sekretariat til at etablere kontakten. Hovedorganisationen vil også kunne hjælpe en med at søge midler til konkrete aktiviteter. F.eks. via nogle af EU-programmerne eller Demokratifonden, jf. side 49. En del landsdækkende forenin¬ger arrangerer også studiebesøg, lejrture e.lign til de lande og steder, hvor man har sine kontakter. Også derfor kan det være en fordel at lave den lokale kontakt indenfor rammerne af hovedorganisationens prioriteringer.
En tredje mulighed
En tredje vej til etablering af internationale kontakter kan være at gå via nogle at de særlige foreninger og organisationer, der arbejder med internationalisering - f.eks.:
- Foreningen Norden
Som navnet siger, arbejder Foreningen Norden for at udvide det nordi¬ske samarbejde. For-eningen har lokalforeninger i mange kommuner, men kan ellers kontaktes via hovedkonto¬ret.
- Det danske kulturinstitut
Det danske kulturinstitut er en selvejende institution, der bl.a. har til formål at udvide kendskabet til Danmark i andre lande. Det sker bl.a. gennem de kulturinstitutter, som Det danske Kulturinstitut driver i en lang række lande. I de senere år er der f.eks. etableret sådanne insti-tutter i Baltikum, Ungarn og Polen.
- Venskabsforeninger
En del lande har såkaldte venskabsforeninger i Danmark. Få evt. nærme¬re oplysninger hos landets ambassade i Danmark. |
